Darf der Arbeitnehmer die Telekommunikationseinrichtungen seines Arbeitgebers kostenlos auch privat nutzen, ist der geldwerte Vorteil gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die dieser von seinem eigenen Privatanschluss geführt hat, darf er die tatsächlichen Kosten bzw. einen steuerlich zulässigen Pauschalbetrag erstatten.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Darf der Arbeitnehmer-Ehegatte das betriebliche Telefon steuerfrei privat nutzen, reduziert sich der Bedarf für weitere private Telefonate erheblich. Das bedeutet dann, dass der Unternehmer für seine eigenen privaten Telefonate nur noch einen geringfügigen Betrag anzusetzen braucht.

Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern ebenfalls einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Personal Computer und Telekommunikationsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. § 3 Nr. 45 EStG gilt für alle Datenverarbeitungsgeräte. Auch die private Nutzung von Software (Systemprogrammen und Anwendungsprogrammen), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt, ist steuerfrei. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Vorteilhafte Gestaltung der betrieblichen Telefonnutzung durch Arbeitnehmer
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.

Alternative Variante: Telefoniert der Arbeitnehmer, weil er oft im Homeoffice arbeitet, aus beruflichen Gründen häufig von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

Betriebliches Mobiltelefon dem Arbeitnehmer überlassen: Die bessere und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Der Unternehmer zieht seine Aufwendungen für einen betrieblichen Internetanschluss zu 100% als Betriebsausgaben ab. Eine private Nutzung des Internetanschlusses durch Arbeitnehmer ist gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Übernimmt der Unternehmer ganz oder teilweise die Kosten für den Internetanschluss des Arbeitnehmers in dessen Wohnung, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, den der Unternehmer gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG

• pauschal mit 25% versteuern kann,
• wenn er die Kosten zusätzlich zum normalen Arbeitslohn übernimmt (bei einer Gehaltsumwandlung scheidet die pauschale Besteuerung aus).

In die pauschale Versteuerung dürfen sowohl die Übernahme der (einmaligen) Kosten des Internetzugangs als auch für die Übernahme der laufenden Kosten der Internetnutzung einbezogen werden.

Umsatzsteuer: Soweit Arbeitnehmer das Internet kostenlos für private Zwecke nutzen, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der lohnsteuerfrei ist. Diese Steuerfreiheit bezieht sich auf die Nutzung der Geräte und auf die laufenden Kosten und Gebühren. Eine entsprechende Befreiung bei der Umsatzsteuer gibt es allerdings nicht. Eine unentgeltliche Leistung an den Arbeitnehmer ist nach § 3 Abs. 9a UStG einer entgeltlichen Leistung gleichgestellt. Umsatzsteuer fällt aber nur an, wenn es sich nicht um Aufmerksamkeiten (bis maximal 60 €) handelt. Wenn man davon ausgeht, dass es sich bei der kostenlosen Internetnutzung durch den Arbeitnehmer um eine Aufmerksamkeit handelt, braucht keine Umsatzsteuer berechnet zu werden. Wenn der Unternehmer das Risiko einer Auseinandersetzung mit dem Finanzamt nicht eingehen will, kann er die Bemessungsgrundlage, die ohnehin gering ist, schätzen.

Tipp: Um nicht in jedem Monat kleine Beträge buchen zu müssen, können die Beträge auch zu einem Jahresbetrag zusammengefasst werden.