Eine auswärtige Tätigkeit kann sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in eine andere Betriebstätte abordnet. Die Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort sind als "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" zu erfassen. Es handelt sich um beruflich veranlasste Übernachtungen, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet, die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist. In diesem Zusammenhang sind bei der Übernachtung von Arbeitnehmern folgende Besonderheiten zu beachten:

Auswärtige Tätigkeit länger als 48 Monate: Maximal 1.000 € abziehbar
Es können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 € pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.

Sachgerechter Maßstab zur Ermittlung des beruflich veranlassten Anteils
Bei einer länger andauernden auswärtigen Tätigkeit übernachtet der Arbeitnehmer am Tätigkeitsort, wenn eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Bleibt er über einen längeren Zeitraum dort, wird er häufig von seiner Familie begleitet. In diesem Fall sind die Übernachtungskosten für die Familienangehörigen nicht steuerlich absetzbar. Nutzt der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen, die nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind, können ebenfalls nur die Kosten abgesetzt werden, die bei einer alleinigen Nutzung durch den Arbeitnehmer entstanden wären. Das Niedersächsische Finanzgericht hat mit Urteil vom 30.12.2015 (9 K 105/12) den beruflichen Anteil unabhängig von der Zahl der Personen mit 20% geschätzt. Im Übrigen sind die verbleibenden Kosten nach Köpfen auf die Familienmitglieder zu verteilen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer für die Zeit der Abordnung ein Haus zur Verfügung, das der Arbeitnehmer während dieser Zeit mit seiner Ehefrau und seiner Tochter bewohnt. Für die Miete des Hauses fallen monatlich 1.800 € an. Die 1.800 € sind laut Finanzgericht wie folgt aufzuteilen:

• Mietaufwand 1.800 € x 20% = 360 €
• verbleiben (1.800 € – 360 € =) 1.440 € : 3 Personen = 480 €
• steuerfrei können erstattet bzw. übernommen werden (360 € + 480 € = 840 €)

Trägt der Arbeitgeber den Gesamtbetrag, muss der verbleibende Betrag von 960 € als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Der BFH hat entschieden, dass die Auffassung des Finanzgerichts nicht zu beanstanden ist, wonach die Aufwendungen für Übernachtungen nur anteilig als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG zu berücksichtigen sind, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit von Familienangehörigen begleitet wird (BFH-Beschluss vom 3.7.2018, VI R 55/16).